Comment l’automatisation peut faire redémarrer votre MICE ?
La grande majorité des événements sur place sont annulés, reportés ou mis en attente pour le moment. Il y a cependant une lumière vive au bout du tunnel. Mais comment les sites peuvent-ils se préparer après de longs mois d’indisponibilité ? Comment peuvent-ils garder une longueur d’avance sur leurs concurrents et obtenir la part de marché dont ils ont un besoin urgent ?
Traitez le flot de demandes d’événement avec le sourire
Une fois la vie revenue à la normale, les entreprises comme les particuliers essaieront de conserver leurs dates. Il y aura une énorme demande de réunions B2B personnelles ainsi qu’un flot de demandes de renseignements pour les fêtes privées, les célébrations et les mariages.
Les hôtels, les sites et les fournisseurs d’événements seront confrontés à une concurrence sans précédent. D’une part, encore plus de propriétés se verront demander un devis pour le même événement, car les prospects veulent s’assurer qu’ils ont des alternatives. D’un autre côté, les sites en compétition seront encore plus agressifs pour sécuriser autant que possible les activités attractives.
C’est à ce moment que l’automatisation et l’efficacité deviennent cruciales dans les ventes d’événements.
# 1 L’avantage du premier répondant
Les perspectives seront impatientes. Ils ne seront pas disposés à attendre leur tour. Les prospects ne se soucient pas de savoir si les hôtels et les lieux reçoivent des dizaines ou des centaines de demandes par jour – ils veulent être en tête de liste.
Les établissements qui disposent des outils nécessaires pour deviser instantanément des événements bénéficieront grandement de leur avantage de premier arrivé. Fournir instantanément des devis parfaits placera chaque fournisseur en tête de la liste restreinte de chaque demandeur .
# 2 Construisez la confiance en étant meilleur
Les clients MICE ne voudront pas être responsables des événements locaux de super-diffusion. Ils veulent avoir confiance que les sites feront de leur mieux pour offrir un environnement sûr et professionnel. Qu’est-ce que cela a à voir avec la cotation et la vente d’événements ?
Des dispositions réfléchies pour les sièges à distance, des mesures d’hygiène et des textes personnalisés doivent être inclus automatiquement dans les devis. En fonction des dates de l’événement, des conditions et un contenu différents peuvent être proposés sans que le gestionnaire de l’événement ait à y penser. En fournissant des devis professionnels instantanés et transparents qui répondent automatiquement aux préoccupations des clients en matière de santé, les propriétés peuvent garantir aux clients qu’ils seront bien pris en charge .
# 3 Se moquer des taux de conversion
Dès que les processus sont automatisés, le nombre de vos devis qui se transforment en réservations réelles n’a plus vraiment d’importance. Qui se soucie de l’envoi de devis si les machines font le travail ?
Dans le passé, les hôtels et les lieux de réception se demandaient si cela valait la peine d’envoyer un devis. Dans de nombreux cas, il ne s’agissait que d’une supposition. Souvent, de bons revenus proviennent de demandes qui ne semblent pas prometteuses au départ.
Ce n’est pas le moment de faire la fine bouche – répondez parfaitement à toutes les demandes et comptez le nombre de réservations à la fin. C’est ce qui rapporte.
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# 4 Réalisez plus de ventes avec moins d’heures de travail
Plus facile à dire qu’à faire ? Que se passe-t-il si vous perdez du bon personnel pendant la pandémie ? Comment les propriétés peuvent-elles accomplir encore plus avec moins d’heures de personnel ?
La réponse est simple : l’automatisation. Une fois les systèmes en place et opérationnels, la productivité est illimitée. Les tâches ennuyeuses et redondantes de copier-coller n’ont pas besoin d’être effectuées par des membres de l’équipe humaine. Les gestionnaires d’événements sont bien meilleurs pour vendre, s’occuper des clients et mettre en œuvre des événements. Ils ne devraient pas être accablés de tâches ennuyeuses toute la journée.
Grâce à l’intelligence de la machine et à des intégrations innovantes, les devis d’événements sont automatisés en quelques secondes.
Le travail stratégique en amont n’est effectué qu’une seule fois – les bénéfices durent des années.
# 5 Le mythe de la complexité des événements
Chaque événement est totalement différent, n’est-ce pas ? Et créatif en quelque sorte ? Même les petits événements sont complexes en raison des besoins individuels des clients. Trop complexe pour être configuré en ligne ?
Seulement si l’on utilise les mauvais outils. Si les utilisateurs sont confrontés à des formulaires de demande de renseignements muets ou aux capacités de configuration limitées des plateformes MICE standard, les événements sont en effet bien trop complexes pour être traités de cette manière.
C’est pourquoi les informations les plus pertinentes sont souvent copiées dans les champs de commentaires des formulaires. Tous les détails doivent être filtrés manuellement, des e-mails doivent être envoyés dans les deux sens – cela prend trop de temps pour parvenir à un devis qui reflète réellement les besoins du client.
Pourquoi s’embêter avec le ping-pong des informations ?
Toutes les offres d’événements individuels, les modèles de tarification dynamiques ou complexes et les règles génériques peuvent être configurés facilement. Si des événements très individuels ne peuvent pas être configurés en ligne et si les devis instantanés ne sont pas meilleurs que ceux créés manuellement, vous utilisez peut-être les mauvais outils.
Un grand nombre de réunions d’équipe, de conférences de vente, de fêtes et – bien sûr – de mariages feront l’objet d’un devis au cours des prochains mois. Les prestataires qui parviendront à automatiser les processus grâce à des systèmes rapides, sans erreur et parfaitement intégrés seront les gagnants.
EVENTMACHINE fournit aux clients apaleo un logiciel cloud pour la planification d’événements en ligne et les devis MICE automatisés. En connectant apaleo à EVENTMACHINE, les hôtels et les sites bénéficient d’une intégration transparente pour des flux de travail améliorés, une sensibilité réduite aux erreurs et une efficacité accrue.
Florian travaille dans le domaine de l’événementiel depuis plus de 20 ans. Il a mis en œuvre des projets de toutes tailles en Allemagne et en Europe pour de grandes multinationales, des entreprises de taille moyenne et des clients du secteur public. En 2013, il a développé le premier configurateur d’événements pour des événements B2B complexes afin de répondre à la demande croissante de devis d’événements et de protéger son équipe et ses fournisseurs de la manie des clients finaux.